MICROSOFT POWERPOINT

Teknik-teknik asas dalam powerpoint

Ø Memulakan perisian powerpoint

                                i.         Klik ikon start.

                              ii.         Klik all program.

                            iii.         Klik Microsoft office.

                            iv.         Klik powerpoint.

Ø Memilih reka bentuk slaid

                                i.         klik design pada menu bar.

                              ii.         klik slide design yang menjadi pilihan anda.

Ø memasukkan teks (tajuk persembahan)

                                i.         klik pada perkataan clik to add title.

                              ii.         taip.

                            iii.         klik kotak add subtitle dan klik ikon cut untuk padam kotak.

Ø menyimpan fail persembahan

                                i.         klik file.

                              ii.         pilih save.

                            iii.         taip nama fail yang hendak disimpan dan klik save.

Ø membina slaid baru

                                i.         klik pada menu home.

                              ii.         klik pada ikon new slide.

                            iii.         klik title dan content.

                            iv.         satu slide baru dipaparkan.

Memasukkan grafik

Ø kaedah memasukkan grafik

                                i.         klik menu insert.

                              ii.         bawa kursor ke picture dan klik from file.

                            iii.         plih gambar dari folder dan tekan open.

                            iv.         pilih gaya pada picture style.

Ø memasukkan teks di bawah grafik

                                i.         klik insert.

                              ii.         klik text box.

                            iii.         heret ke bawah sehingga naik kotak untuk taip.

                            iv.         taip perkataan dan tekan enter.

Membina animasi bagi teks dan grafik

                       i.         klik menu animation.

                     ii.         Hitamkan (highlight) perkataan

                   iii.         Klik add animation

Memasukkan elemen bunyi ke dalam persembahan

                       i.         Kaedah memasukkan elemen bunyi

                     ii.         Mengedit elemen bunyi

Mencipta jadual dan carta

Ø Membina jadual

                                         i.         Klik perkataan click to add title.

                                       ii.         Taipkan.

                                     iii.         Dwi klik pada ikon table.

                                     iv.         Isi data.

                                       v.         Ubahkan saiz dan kedudukan mengikut kesesuaian.

Ø Membina carta

                                         i.         Klik perkataan clik to add title

                                       ii.         Taip

                                     iii.         Dwi klik pada ikon chart

                                     iv.         Klik menu chart

                                       v.         Pilih carta yang sesuai

                                     vi.         Klik ok

Mencipta butang navigasi

Ø Memasukkan teks soalan

Ø Memasukkan teks jawapan yang betul/salah

Ø Membina pautan hiper untuk kembali semula ke slaid soalan.

Ø Membina pautan hiper untuk jawapan yang betul/salah.

MICROSOFT EXCEL

MEMBINA LEMBARAN KERJA 

• Cara-cara Menamakan Helaian Baru

1. Klik pada format.
2. Skrol ke Organize Sheets.
3. Klik pada Rename Sheets.
4. Taipkan nama MAKLUMAT PELAJAR.
5. Tekan Enter.   

• Menukar Saiz Lajur

Menggunakan Menu Bar

1. Klik Format.
2. Skrol ke Column-Width.
3. Ubah saiz lajur tersebut dengan memasukkan saiz baharu.
4. Klik ok. 

Menggunakan 'Mouse Pointer'

1. Letakkakn kursor pada lajur A.
2. Gerakkan mouse pointer supaya berada di garisan antara lajur A dan B sehingga muncul tanda <->, klik dan heret ke kiri atau ke kanan untuk menukar saiz lajur.

• Menyelit Lajur atau Baris 

1. Letakkan kursor pada lajur atau baris yang dikendaki.
2. Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet Columns. 

HELAIAN KERJA : KEHADIRAN PELAJAR

• Membina helaian kerja KEHADIRAN

1. Buka helaian baharu dan berikan nama KEHADIRAN.
2. Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet.
3. Dalam helaian 'KEHADIRAN', bina senarai nama dan bil murid.

• Membina pautan data (Link)

1. Klik pada sel B1.
2. Taipkan tanda '='.
3. Klik pada helaian 'MAKLUMAT PELAJAR'.
4. Klik pada 'Nama Pelajar' dan tekan Enter.
5. Kembali semula pada helaian 'KEHADIRAN', dan lihat kepada lajur 'Nama Pelajar'.
6. Klik pada hujung kotak sel B1 dan heret ke sel B2 dan sehingga kepada B31.

• Mengisi nombor menggunakan Autofill

1. Klik sel A2, taipkan 1 dan klik sel A3 taipkan 2.
2. Highlightkan sel A2 dan A3.
3. Klik pada hujung kotak sel A3 dan heret sehingga ke baris data terakhir.

HELAIAN KERJA : MARKAH

• Membina helaian kerja MARKAH

1. Buka helaian baharu dan berikan nama MARKAH.
2. Bina satu jadual markah.
3. Masukkan 'Bil' dan 'Nama Pelajar'.
4. Taipkan nama bagi setiap mata pelajaran yang diambil oleh pelajar dan taipkan 'Gred' di sebelah lajur nama mata pelajaran.
5. Masukkan markah tahunan pada mata pelajaran.

• Menggunakan Validation

1. Klik pada sel C2.
2. Pada Menu Bar, klik Data.
3. Klik Data Validation.
4. Pada Allow pilih Whole Number.
5. Pada Data pilih less than or equal to dan taip 100 (jular markah 0-100 sahaja).
6. Tekan ok.
7. Ulang langkah di atas untuk setiap mata pelajaran yang lain.
8. Sekiranya tersilap memasukkan nilai melebihi julat, skrin kesalahan akan dipaparkan.
9. Simpan fail kerja.

HELAIAN KERJA : MARKAH DAN GRED

• Membina Gred menggunaan VLOOKUP

1. Bina helaian 'Gred'.
2. Bina jadual Skala Gred. Pastikan skala disusun dari nilai rendah ke tinggi, jika sebaliknya, formula VLOOKUP akan memaparkan gred yang salah.
3. Klik pada helaian MARKAH.
4. Kilk pada kotak D2 untuk mata pelajaran Bahasa Melayu.
5. Pada Menu Bar, klik 
6. Klik Fx Insert Function dan pada or select category pilih Lookup & Reference.
7. Pada kotak select a function pilih VLOOKUP.
8. Klik ok.
9. Kotak Function Arguments bagi VLOOKUP akan terpapar.
10. Pada Lookup-Value, klik pada C2 iaitu markah yang hendak diberikan gred. 
11. Klik pada Table-array, pilih helaian 'Gred' dan highlightkan pada sel yang mempunyai jadual skala ged.Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, tambahkan simbol $ seperti berikut B$:C$15.
12. Klik pada col_index_num dan taipkan 2 iaitu bermaksud ruang atau nilai yang hendak dikembalikan kepada lajur nanti.
13. Pada Range_Lookup taipkan True.
14. Setelah selesai, formula  =VLOOKUP(C2,Gred!B$:C$15,2,TRUE) akan terbentuk di sel aktif.
15. Klik pada hujung sel D2 dan heret ke sel D31 untuk disalin ke sel lain.
16. Masukkan formula VLOOKUP untuk mata pelajaran yang lain.

• Menggunakan COUNTIF

1. Salinkan skala gred dan letakkan pada kotak sel lain.
2. Klik pada D33.
3. Pada Menu Bar, klik Formulas.
4. Klik Fx Insert Function dan pada or select a category pilih Statistical.
5. Pada kotak select a function pilih COUNTIF dan klik OK.
6. Kotak Function Arguments bagi COUNTIF akan terpapar.
7. Pada Range pilih D2 hingga D31 iaitu gred yang telah dibina seperti sebelumnya. Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, tambahkan simbol $ seperti berikut D$:D$31.
8. Pada Criteria, taipkan 'TH' merujuk pada skala gred yang dikehendaki dan klik OK.
9. Formula  =COUNTIF(D$2:D$31,"TH") akan terbentuk di sel aktif..
10. Ulang langkah yang sama tetapi ubah di Criteria seperti yang dikendaki.
11. Masukkan formula COUNTIF untuk mata pelajaran yang lain. Pastikan Range data mengikut sel yang dikendaki.

• Menggunakan SUM Σ ( Jumlah) Mengira jumlah bilangan skala gred untuk memastikan ia sama dengan jumlah pelajar yang mengambil mata pelajaran tersebut.

1. Klik pada D44.
2. Pada Menu Bar, klik Formulas.
3. Pilih ΣAuto Sum.
4. Automatik sel D33 hingga D34 dihighlightkan dan tekan Enter.
5. Jumlah akan dipaparkan merujuk kepada jumlah bilangan skala gred yang dikira bersamaan dengan jumlah pelajar.

 HELAIAN KERJA : CARTA PRESTASI

• Membina graf atau carta  

1. Pada Menu Bar, klik Insert.
2. Klik Column, pilih 2-D Cloumn (Clustered Column).
3. Carta Column akan terpapar.
4. Pindahkan carta itu ke helaian kerja 'Graf' dengan klik 'Move Chart' dan klik ok.

• Mengubah tajuk Series pada graf atau carta

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta yang telah dipindahkan.
2. Klik Menu Bar Design.
3. Pilih Select Data.
4. Pada kotak Legend Entries (Series) klik pada Series dan klik Edit.
5. Taipkan Bahasa Melayu dan klik OK.

• Mengubah jenis graf atau carta 

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Design dan pilih  Change Chart Type.
3. Kotak Change Chart Type terpapar.
4. Pilih carta jenis Clustered Cylinder dan klik ok.

• Memasukkan tajuk Axis 

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Layout dan pilih Axis Tittles.
3. Skrol pada Primary Horizontal Axis Tittle dan Tittle Below Axis.
4. Tajuk Axis Tittle terpapar pada bahagian bawah paksi mendatar.
5. Tukar nama Axis Tittle kepada Gred.
6. Pilih Axis Tittle semula.
7. Skrol pada Primary Vertical Axis Tittle dan Rotate Tittle.
8. Tukar nama Axis Tittle kepada Bilangan Pelajar.
9. Klik pada tajuk carta dan taipkan Bilangan Gred Bahasa Melayu.

• Memasukkan label data

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Layout dan pilih  Data Labels.
3. Pilih Show.
4. Label data akan dimasukkan.

INTEGRASI APLIKASI AUTOMASI PEJABAT

MENYEDIAKAN SLAID POWERPOINT DARIPADA WORD

1.     KLIK IKON Customize QAT yag terletak di bahagian atas Word

2.     Bahagian Choose commands from, pilih dari menu pull down, All commands. Pilih send to Microsoft Office PowerPoint. Klik add dan  okay.

3.     Di dalam Word, tekan kekunci CTRL dan kekunci A untuk memilih keseluruhan teks.

4.     Klik pada tab View pada menu bar untuk memilih pelbagai jenis paparan. Tekan butang Outline yang terletak pada Document Views.

5.     Ubah kandungan outlining dengan memilih Level 1, Level 2, Level ₂ dan sebagainya.

                        i.         Sebarang teks yang ditanda (diformatkan) sebagai Level 1 menjadi Tajuk dalam sesuatu slais PowerPoint

                       ii.         Teks yang ditanda dengan Level 2 akan menjadi primary bullet di dalam slaid dan begitulah seterusnya.

6.     Klik butang Send to Microsoft Office PowerPoit yang terletak di bar QAT.

7.     Slaid PowerPoint telah dibina secara automatic dan anda boleh menyimpan fail tersebut di dalam format PowerPoint seperti biasa.

MENYEDIAKAN JADUAL YANG DIBINA DI DALAM WORD KE DALAM SLAID POWERPOINT.


1.     Buka tetingkap Word yang mempunyai jadual yang telah dibina.

2.     Pada masa yang sama, buka tetingkap PowerPoint

3.     Cara yang paling mudah ialah  ‘copy and paste’.

4.     Cara lain yang boleh dilakukan ialah dengan mengintegrasikan Word di dalam PowerPoint.

                        i.         Buka tetingkap PowerPoint dan pilih menu Insert di atas menu toolbar. Seterusnya klik pada ikon object.

                       ii.         Dialog Box Insert Object akan kelihatan. Pilih Create From File dan klik Browse untuk mencari fail di dalam format Word yang menyimpan jadual yang ingin di masukkan. Klik OK.

MENYIMPAN SLAID POWERPOINT KEPADA APLIKASI WORD.

1.     Anda perlu membina satu bahan pengajaran dalam mata pelajaran matematik. Gunakan kemahiran yang telah dipelajari dalam Microsoft PowerPoint dan bina sekurang-kurangnya 2 slaid.

2.     Anda perlu menekan butang QAT,

                        i.         Pilih Publish dan seterusnya paparan Distribute the document to other people.

                       ii.         Klik kepada  Create Handouts in Microsoft Office Word

                     iii.         Dialog Sent to Microsofr Office Word akan terpapar. Lihat kepada Page Layout in Microsoft Office Word.

                     iv.         Anda boleh memilih bentuk susun atur (layout) yang bersesuaian, contohnya Blank lines next to slides.

                       v.         Untuk bahagian Add slides to Microsoft Office Word document terdapat 2 pilihan iaitu Paste and Paste link.

                     vi.         Slaid akan diterbitkan dalam aplikasi Microsoft Word, di mana nota sampingan ditambah pada sebelah kanan slide.

                    vii.         Simpan hasil kerja dengan format Word.

MENGHUBUNGKAN DATA DARI EXCEL KE SLAID POWERPOINT ATAU WORD

1.     Buka aplikasi Word.

2.     Tentukan format laporan yang hendak digunakan.

3.     Pilih menu Insert kemudian cari symbol Object

                        i.         Klik Object, terdapat Create New dan Create from File. Pilih Create New kemudian scroll dan cari Microsoft Office Excel 97-2003 Worksheet.

                       ii.         Tekan butang OK

                     iii.         Jadual Excel terpapar dalam persekitaran Word. Anda boleh menaip semua nama dan markah pelajar dalam lembaran kerja yang terpapar. Secara automatik anda sebenarnya bekerja dalam persekitaran Excel.

                     iv.         Untuk menambah lembaran kerja (sheet) anda hendaklah mengklik Insert Worksheet (Shift+F11)

                       v.         Membina graf, anda hanya perlu menggunakan data daripada sheet1. Caranya sama seperti menggunkan di dalam Microsoft Excel

                     vi.         Keselruhan laporan telah terhasil.