MICROSOFT WORD

Objectives Overview :

·       Mengetahui bagaimana membina dokumen mudah berbentuk surat yang mengandungi elemen-elemen teks

·       Membina dokumen mudah berbentuk surat dengan elemen-elemen pengeditan yang sedia ada dalam Microsoft Word 2010

·       Membina mel cantum dengan sempurna dan betul

PENGENALAN

Perisian pemprosesan perkataan merupakan perisian aplikasi yang paling popular dan banyak digunakan dalam pekerjaan seharian. Ia melibatkan penggunaan komputer dalam menyediakan dam mengemas kini dokumen seperti surat, memo, laporan, kertas kerja, serta brosur. Antara perisian pemprosesan perkataan yang terkenal ialah : {Microsoft Word, OpenOffice Writer, StarOffice Writter, Microsoft Works dan sebagainya}.

              Kebaikan utama bagi penggunaan perisian pemprosesan perkataan adalah berkeupayaan untuk melakukan mana-mana perubahan pada dokumen yang dibina. Ini disebabkan kerana ia disimpan secara elektronik yang membolehkan pengguna menambah, memadam, menyusun semula perkataan, ayat atau keseluruhan perenggan. Kini, ia mengandungi ciri-ciri kepintaran yang membolehkan perubahan yang drastik dijalanakan.

              Kebanyakan perisian pemprosesan perkataan mempunyai perisian-perisian yang mempunyai persamaan bagi ciri-ciri berikut antaranya :

1.       Menformat dokumen

-          Saiz dan jenis fon (font)

-          Italik (italic), legap (boldface), garisan (underline)

-          Jidar (margins) dan muka surat

-          Kepala (headers), tapak (footers), nota tapak (footnotes)

-          Jadual (table), baris (row) dan lajur (column)

2.       Mengedit dokumen

-          Tambah (insert)

-          Buang (delete) dan semula (undo)

-          Carian (search)

-          Gantian (replace)

-          Pindah (move)

-          Salin (copy) dan tampal (paste)

-          Semak ejaan (spell checker)

-          Semak tatabahasa (grammar checker)

-          Kata seerti (thesaurus)

3.       Mencetak dokumen

4.       Menyimpan dokumen

SENARIO

Projek 1 : Membina Surat

1.1   Membuka Perisian MS Word 2010

1.2   Menentukan Jenis Fon dan Saiznya

Kebiasaannya bagi dokumen berbentuk formal seperti surat rasmi, kertas kerja dan laporan penyelidikan, jenis fon Times New Roman dipilih, dan ada kalanya jenis fon seperti Arial, Courier New dan Comic Sans MS digunakan bagi penggunaan lain. Saiz bagi setiap fon turut dipengaruhi oleh bentuk dokumen yang ingin dibina. Kebiasaannya saiz fon 12 dipilih berbanding saiz 8 atau saiz 16 (bergantung pada keperluan)

1.3   Menaipkan Nama Pengirim

·       Untuk memulakan surat, taipkan nama pengirim dan penerima berserta dengan alamat seperti berikut :

·       Untuk menaip tarikh, tekan butang Tab pada papan kekunci ke tempat yang betul. Pilih Ikon (formatting).

·       Format bagi paparan tarikh boleh menggunakan fitur Date and Time. Tekan,

Satu paparan tetingkap untuk memilih format tarikh yang dikehendaki akan dipaparkan. Pilih format tarikh berkenaan dan terus menaipkannya.

·       Untuk menyambung aktiviti seterusnya, klik semula ikon berkenaan. Teruskan menaip perenggan pertama seperti yang dipaparkan di bawah.

1.4   Mengedit Perenggan Pertama

·       Perubahan ke atas perenggan pertama dilakukan menggunakan fitur Change Case. Bawa kursor di sebelah kanan ayat “kajian pengesanan graduan (teknologi maklumat)” dan klik sekali. Kaedah ini dipanggil highlight (serlahkan). Pilih Change Case > UPPERCASE.

·       Hasilnya seperti dipaparkan pada rajah di bawah.

·       Klik ikon (bold) dan teruskan perubahan menggunakan fitur Justify. Serlahkan perenggan pertama dan klik ikon (justify). Pilihan ini akan memastikan setiap baris ayat yang ditaip mempunyai keseragaman baris.

·       Perubahan ketiga pada perenggan pertama adalah menggunakan fitur Italik (italic). Serlahkan ayat “Kajian Pengesanan Graduan (Teknologi Maklumat)” dengan klik pada ikon (italic).

1.5   Mengedit Perenggan Kedua

·       Sebelum menaip perenggan kedua, fitur Bullets and Numbering boleh digunakan untuk mendapatkan penomboran. Memandangkan perenggan yang akan ditaip adalah perenggan kedua, klik pada ikon (numbering).

Pada anak panah hala ke bawah, pemilihan gaya penomboran boleh dipilih berdasarkan kesesuaian projek. Perhatikan nombor yang tertera ialah 1 sedangkan nombor yang diperlukan ialah 2.

Klik pada Set Numbering Value. Pada Start at tukarkan 1 kepada 2. Klik OK.

·       Kelihatan nombor 2 berada pada kedudukan yang salah. Untuk membetulkan keadaan klik pada ikon (Decrease Indent) bagi mengurangkan sentakan. Klik beberapa kali untuk memastikan kedudukannya berada di tempat yang betul. Taipkan perenggan kedua berdasarkan ayat-ayat di bawah dan lakukan pengeditan seperti cara-cara yang telah ditunjukkan di atas.

1.6   Mengedit Perenggan Ketiga dan Keempat

·       Taipkan perenggan ketiga dan keempat berdasarkan ayat-ayat di bawah dan lakukan pengeditan di mana perlu. Sebaik sahaja perenggan keempat selesai, tekan butang Enter sebanyak empat kali.

1.7   Mengedit Ayat Penghabisan

·       Taipkan maklumat berikut.

1.8   Membina Garisan

·       Letakkan kursor di tempat yang sepatutnya dan tab tiga kali. Serlahkan ruangan berkenaan dan klik ikon (underline).

1.9   Menyimpan dokumen

·       Dokumen yang telah siap (atau masih dalam proses) perlu disimpan dengan nama yang bersesuaian dan berkaitan. Klik pada File > Save As.

·       Namakan fail tersebut bersama lokasi tempat penyimpanan yang dikehendaki. Untuk lokasi, buka satu folder (new folder) pada desktop dan namakan projek pengesanan graduan. Kemudian, namakan fail tersebut dengan hanya taipkan surat pengesanan graduan dan klik butang Save.

1.10                       Mencetak dokumen

·       Klik File > Print. Kotak dialog Print akan dipaparkan. Pilih jenis pencetak yang bersesuaian dan bilangan cetakan yang ingin dilakukan. Klik butang OK.

1.11                       Menutup dokumen

·       Jika ingin menutup dokumen yang telah dibuka tetapi masih ingin menggunakan MS Word 2010, klik File > Close. Fitur Exit pula digunakan apabila anda hendak keluar dari perisian pemprosesan MS Word 2010. Hanya perlu klik Exit atau tekan pada ikon berkenan.

Projek 2 : Membina Surat Menggunakan Kaedah Mel Cantum

Projek 2 merupakan susulan daripada Projek 1 menggunakan format surat yang sama. Sekiranya mempunyai surat yang ingin dihantar kepada lebih daripada seorang penerima, kaedah mel cantum (mail merge) adalah lebih sesuai digunakan.

A.      Membina Dokumen Utama

1.       Buka fail surat pengesanan graduan.doc dan padamkan nama serta alamat penerima. Simpan sebagai nama lain iaitu graduan main.doc

2.       Projek 2 melibatkan perubahan pada nama dan alamat penerima sahaja. Klik Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.

B.      Membina Senarai Penerima

1.       Penggunaan Mail Merge Wizard memudahkan senarai penerima dibina menggunakan fitur mel cantum yang dipaparkan di sebelah kanan. Pada Select document type, pilih Letters dan klik Next: Starting document.

2.       Memandangkan Projek 2 menggunakan surat yang sedia ada, anda hanya perlu klik pada Use the current document dan seterusnya klik pada Next: Select recipients.

3.       Memandangkan senarai nama dan alamat penerima masih belum ditaip, pilih Type a new list dan klik Create. Kotak dialog New Address List akan dipaparkan.

4.       Jadual dalam kotak dialog New Address List mengandungi banyak medan data. Memandangkan maklumat penerima bagi surat ini hanya memerlukan beberapa medan data, anda boleh memilih medan data yang diperlukan. Pilih Customize Columns dan pilih Field Names yang tidak diperlukan. Hanya perlu Select > Delete. Setelah selesai, klik OK. Medan data yang diperlukan adalah First Name, Last Name, Address Line 1, Address Line 2, City, State, Zip Code dan Country.

5.       Masukkan data-data nama dan alamat penerima (empat rekod) berdasarkan jadual di bawah. Klik New Entry untuk memasukkan rekod seterusnya. Klik OK apabila selesai.

#	First Name	Last Name	Address Line 1	Address Line 2	City	States	Zip Code	Country
1	Iskandar Dzulkarnain	Bin Ismail	5586 Jalan Kemudi 3/21	Taman Setia Merdeka	Shah Alam	Selangor Darul Ehsan	40100	Malaysia
2	Maizatul Hayati	Binti Mohd Yatim	Batu 14	Kg Seri Kaya	Bota	Perak Darul Ridzuan	32600	Malaysia
3	Nur Saadah	Binti Fathil	No. 57 Jalan SS 3/2	Taman Indera Jaya	Jalan Duta	Kuala Lumpur	50622	Malaysia
4	Fadhlina	Binti Mohd Razali	No. 45 Jalan Susuk 3	Taman Bernam Jaya	Tanjong Malim	Perak Darul Ridzuan	35900	Malaysia

6.       Senarai ini perlu disimpan dengan menamakannya senarai penerima dan disimpan dalam folder projek pengesanan graduan.

7.       Fail senarai penerima akan disimpan menggunakan format Microsoft Access (.mdb) dan boleh diambil semula untuk tujuan penambahan atau kemas kini rekod. Sekiranya senarai penerima telah lama disediakan, pilih Use an existing list > Edit recipient list.

8.       Contohnya, terdapat dua proses kemas kini yang perlu dilakukan. Pertama, menambah rekod baharu. Kedua, menyusun medan mengikut susunan betul.

                                                         I.            Tambahan rekod baharu. Terdapat satu rekod baharu. Hanya perlu pilih Use an existing list > Edit recipient list. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, serlahkan senarai penerima.mdb dan klik Edit. Pada kotak dialog Edit Data Sources pula, klik New Entry dan masukkan data baru seperti rajah di bawah. Klik OK > Yes > OK.

                                                       II.            Menyusun medan mengikut susunan betul. Jika diperhatikan maklumat penerima tidak disusun dengan betul. Pada kotak dialog Edit Data Source pula, klik Customize Columns. Kotak dialog Customize Address List dipaparkan. Pilih nama medan yang ingin diubah dan klik butang Move Up atau Move Down. Ubah kedudukan Zip Code. Klik OK setelah selesai proses ini.

                                                     III.            Klik Select All untuk menempatkan semua rekod ke atas surat yang telah ditaip dan klik OK. Klik Next: Write your Letter.

9.       Memandangkan surat telah ditaip, pilih Address Block. Kotak dialog Insert Address Block dipaparkan.

10.   Kedudukan paparan pada alamat penerima boleh diubah dan diedit mengikut kehendak sendiri.

11.   Klik OK dan kelihatan perkataan {{AddressBlock}} dipaparkan di kedudukan yang betul pada surat yang disediakan.

12.   Klik Next: Preview your letters untuk langkah seterusnya. Nama dan alamat penerima pertama dipaparkan.

13.   Untuk melihat paparan bagi rekod penerima seterusnya dengan menekan seterusnya. Klik Next: Complete the merge jika telah selesai proses ini.

14.   Seterusnya, untuk melaksanakan proses mencetak surat. Klik Print jika mahu memulakan proses ini atau Edit individual letters sekiranya ada perubahan bagi surat tertentu.